Persondatapolitik i forhold til kunder af og samarbejdspartnere med Fri Selskabet ApS

Indhold

Gå direkte til den sektion, du ønsker herunder

• 1. Hvornår sker der databehandling?
• 2. Hvilke oplysninger behandles, hvorfor og på hvilket grundlag?
• 3. Hvem deler vi oplysningerne med?
• 4. Information om indhentning af samtykke til markedsføring
• 5. Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland (uden for EU/EØS)
• 6. Hvor længe opbevares oplysningerne?
• 7. Datasikkerhed
• 8. Udøvelse af dine rettigheder
• 9. Cookies
• 10. Klageadgang
• 11. Ændringer til denne persondatapolitik

1. Hvornår sker der databehandling?

Vi indsamler, registrerer og behandler personoplysninger, som nærmere beskrevet i afsnit 2, når:

• Du besøger vores hjemmeside
• Du gennemfører køb i vores webshop
• Vi udfører og opkræver din betaling for en konsulentydelse
• Du retter henvendelse til os via mail, chat eller telefon
• Vi udsender markedsføringsmateriale til dig
• Du har afgivet samtykke til anvendelse af dine billeder og videooptagelser til udarbejdelse af kommercielt indhold
• Du er i kontakt med os som leverandør eller samarbejdspartner

2. Hvilke oplysninger behandles, hvorfor og på hvilket grundlag?

Besøgende på hjemmesiden
Vi behandler dine personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside. Oplysningerne behandles på baggrund af vores legitime interesse i at udvikle, forbedre og tilpasse vores hjemmeside, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, skt. 1, litra f. Se yderligere information om vores brug af cookies i vores cookiepolitik.

Salg på webshop
Vi behandler dine almindelige kontaktoplysninger og betalingskortoplysninger, herunder dit navn, adresse, e-mailadresse, betalingsmåde og information om det produkt, du har bestilt. Oplysningerne behandles med henblik på at gennemføre dine køb, fremfinde kvitteringer og varetage garantisager, herunder fakturering og forsendelse, og behandles således som led i opfyldelse af den aftale, vi har indgået med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Konsulentydelser
Vi behandler dine almindelige kontaktoplysninger, herunder dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og adresse, med henblik på at levere konsulentydelser til dig. Oplysningerne behandles således som led i opfyldelsen af den aftale, vi har indgået med dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Anmodninger
Vi behandler dine almindelige kontaktoplysninger, herunder dit navn, e-mailadresse og telefonnummer med henblik på at besvare din anmodning. Personoplysningerne behandles på baggrund af vores legitime interesse i at besvare din anmodning, udføre god kundeservice og af dokumentationshensyn, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Markedsføring
Vi behandler dit navn, telefonnummer, interesseområde og e-mailadresse (læs mere her) med henblik på at udsende nyhedsbreve og anden direkte markedsføring via e-mail, SMS, kommunikation på sociale medier og apps til dig. Personoplysningerne behandles på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, samt markedsføringslovens § 10. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage via link i nyhedsbreve eller ved at kontakte os. Vi sender personaliseret og relevant markedsføring til dig markedsføring via e-mail, sociale medier, hjemmesiden og andre platforme, og i den forbindelse analyserer vi dine køb, adfærd på vores hjemmeside og de produkter/områder, du har udvist eller formodes at have interesse for. Vi anvender også tracking-teknologier såsom Meta Pixel til at tracke bl.a. klik, sidevisninger og interaktioner med nyhedsbrevet med henblik på målrettet markedsføring.

Udarbejdelse af kommercielt indhold
Vi behandler billeder og videooptagelser af dig til brug for kommercielt indhold, herunder atikler og eksterne markedsføringstiltag af os. Personoplysningerne behandles på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan altid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os, se nærmere i afsnit 7.

Leverandør- eller samarbejdspartnerrelation
Vi behandler dine almindelige kontaktoplysninger, herunder dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og adresse, med henblik på vores samarbejde med den virksomhed, du er ansat hos. Oplysningerne behandles på baggrund af vores legitime interesse i at forhandle og indgå aftaler, etablere og vedligeholde samarbejdsrelationen samt af dokumentationshensyn, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

3. Hvem deler vi oplysningerne med?

Hvor det er relevant, kan vi videregive eller overføre dine personoplysninger til tredjeparter. Visse modtagere behandler personoplysninger på vegne af os, dvs. som databehandlere. Disse tredjeparter må derfor kun behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instrukser, og har derfor ikke tilladelse til at behandle dine personoplysninger til deres egne formål.

I det omfang vi videregiver eller overfører dine personoplysninger til tredjeparter, der kan bruge dine personoplysninger til egne formål, vil en sådan videregivelse eller overførsel kun finde sted, hvis det kan foregå i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Salg via webshop
Når du køber et produkt via vores webshop og får produktet udleveret i en af vores fysiske butikker, videregives dine kontaktoplysninger til den butik, som udleverer produktet med henblik på at udlevere produktet til dig. I nogle tilfælde sker videregivelsen også med henblik på at oprette en serviceaftale mellem dig og butikken, f.eks. hvis du køber en ny cykel på webshoppen og får den udleveret i en fysisk butik.

Markedsføring
Når du giver os din mail i forbindelse med tilmelding til vores nyhedsbrev, videregiver vi din e-mail i krypteret form til Meta Platforms Ireland Limited med henblik på at målrette vores markedsføring via Facebook og Instagram til dig eller andre, som ligner dig, samt for at udelukke dig fra irrelevante målgrupper.

Indkøbsforeningen Fri A.m.b.a. administrerer vores it-løsninger og får i den forbindelse som databehandler adgang til de personoplysninger, vi registrerer om dig.

Vi benytter eksterne leverandører til bl.a. opbevaring af data og udvikling og drift af hjemmesiden og webshoppen. I den forbindelse overlades dine personoplysninger til følgende eksterne leverandør:

3.1 E-mail markedsføring
Vi foretager elektronisk markedsføring, herunder udsendelse af nyhedsbreve i samarbejde med:

Klaviyo
49 Southwark Bridge Rd
London SE1 9HH, UK
Privatlivspolitik: https://www.klaviyo.com/legal/privacy-policy
E-mail: privacy@klaviyo.com
E-mailadresser, som anvendes til e-mailmarkedsføring, hostes af Klaviyo, hvorfor Klaviyo fungerer som databehandler i denne henseende. Der er indgået databehandleraftale med Klaviyo, og Klaviyo må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål.

3.2 Personlig rekommendering
Vi yder personaliserede produktanbefalinger og indhold på webshoppen, baseret på adfærd og transaktionsdata i samarbejde med:

Relewise
Trindsøvej 8, 1.
8000 Aarhus C, Denmark
Privatlivspolitik: https://www.relewise.com/about/privacypolicy
E-mail: hello@relewise.com
Data om brugeradfærd og køb anvendes til at generere produktanbefalinger på webshoppen via Relewise. Relewise behandler udelukkende disse data på vegne af os og fungerer derfor som databehandler i denne henseende. Der er indgået databehandleraftale med Relewise, og Relewise må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål.

3.3 Display-annoncering
Vi laver retargeting og målretning af annoncer uden for vores egne platforme, herunder visning af annoncer baseret på produkter, du har set eller købt i samarbejde med:

Criteo SA
32 rue Blanche
75009 Paris, France
Privatlivspolitik: https://www.criteo.com/privacy/
E-mail: dpo@criteo.com
Vi samarbejder med Criteo om målretning og retargeting af annoncer baseret på din færden på vores hjemmeside. I forhold til vores annoncer har vi og Criteo et fælles dataansvar. Derefter kan Criteo anvende oplysningerne til egne formål og er i denne henseende selvstændig dataansvarlig. Det betyder, at Criteo selv bestemmer, hvordan data bruges i deres annoncenetværk. Du kan læse mere i Criteos privatlivspolitik via linket ovenfor.

3.4 Sociale medier
Vi annoncerer og laver målretning af annoncer via platforme som Facebook og Instagram, som udbydes af:

Meta Platforms Ireland Limited
4 Grand Canal Square
Grand Canal Harbour
Dublin 2, Ireland
Privatlivspolitik: https://www.facebook.com/privacy/policy/
Vi anvender Meta til at vise målrettede annoncer baseret på din aktivitet på vores website og sociale medier eller for at udelukke dig fra bestemte målgrupper, hvis vi mener, at annoncen ikke er relevant for dig. I den forbindelse deles oplysninger om din adfærd (fx via Meta Pixel eller ved upload af kundelister) med Meta. Meta anvender disse oplysninger til egne formål og er i denne henseende selvstændig eller, for så vidt angår vores annoncering, fælles dataansvarlig sammen med os. Du kan læse mere om, hvordan Meta behandler personoplysninger i deres privatlivspolitik via linket ovenfor.

4. Information om indhentning af samtykke til markedsføring

Vi indhenter samtykke til markedsføring på to forskellige måder, som nærmere er beskrevet nedenfor:

Via fribikeshop.dk
Via fribikeshop.dk’s tilmeldingsflow, hvis du afgiver dit udtrykkelige og frivillige samtykke hertil. Fri Selskabet ApS sender på denne baggrund e-mails, SMS, notifikationer via sociale medier og notifikationer i apps fra alle butikker (inkl. webshoppen) og landsdækkende kampagner fra kæden.

I en af de fysiske butikker
Det er muligt for ekspedienterne i de fysiske butikker at tilmelde dig butikkens eget nyhedsbrev, som også omfatter landsdækkende kampagner fra Fri Selskabet ApS, som butikken er forpligtet til at deltage i gennem deres medlemskab hos Indkøbsforeningen Fri a.m.b.a. Nyhedsbrevene sendes via elektronisk post fra Fri Selskabet ApS i markedsføringsøjemed og bliver samtidig informeret om betingelserne gældende for dette samtykke. Disse abonnementer afgiver et ”butiks samtykke”, hvor Fri Selskabet ApS har ret til på vegne af butikken at sende nyhedsbreve med tilbud fra butikken og de gældende landsdækkende.

5. Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland (uden for EU/EØS)

Der kan i visse tilfælde ske overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Nogle af vores samarbejdspartnere og leverandører er etableret uden for EU/EØS. I de tilfælde, hvor vi overfører personoplysninger til sådanne partnere, sikrer vi, at overførslen sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder ved at etablere et passende overførselsgrundlag – typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) – og implementering af supplerende beskyttelsesforanstaltninger, hvis det vurderes nødvendigt for at sikre et passende databeskyttelsesniveau.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Vi behandler dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger blev indsamlet.

Salg via webshop
Vi opbevarer og behandler dine personoplysninger omkring køb af cykel hos os i en periode på 10 år efter købet med henblik på senere at kunne hjælpe dig med at dokumentere købet, eksempelvis i forbindelse med forsikringssager, garantisager eller ønsker om genfinding af kvittering. Efter 10 år sletter eller anonymiserer dine oplysninger fra vores it-systemer og destruerer eller anonymiserer eventuelle fysiske kopier heraf. Ønsker du dine personoplysninger slettet tidligere kan dette gøres ved at rette henvendelse til os, dog er vi ifølge bogføringslovens kapitel 5 pålagt at opbevare bestemte oplysninger, der relaterer sig til dit køb i en periode på fem (5) år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Konsulentydelser
Vi opbevarer personoplysninger relateret til udførsel og opkrævning af konsulentydelser under hele samarbejdets bestået og op til 3 år efter ophør af samarbejdet.

Anmodninger
Vi opbevarer personoplysninger relateret til din anmodning så længe anmodningen behandles og indtil 1 år efter besvarelsen, når der ikke forventes yderligere opfølgning.

Markedsføring
Vi opbevarer de personoplysninger, du har registreret i forbindelse med markedsføring, herunder tilmelding til vores nyhedsbrev, indtil du trækker dit samtykke tilbage. Fri Selskabet ApS sletter derudover løbende inaktive brugere fra e-maildatabasen. En bruger bliver inaktiv, så snart brugeren ikke har åbnet eller på anden måde interageret med de seneste 30 nyhedsbreve.

Udarbejdelse af kommercielt indhold
Vi gemmer denne samtykkeerklæring og fotomaterialerne indtil samtykket tilbagekaldes eller 1 år efter, at vi stopper med at anvende materialerne.

Leverandør- eller samarbejdspartnerrelation
Vi opbevarer personoplysninger relateret til samarbejdet, så længe aftaleforholdet består, og op til 3 år efter ophør af samarbejdet.

Derudover opbevarer vi personoplysninger, der er nødvendige til bogføringsformål i overensstemmelse med bogføringslovens særlige regler om opbevaring af bogføringsmateriale, dvs. i løbende regnskabsår plus 5 år.

7. Datasikkerhed

Vi har regler og procedurer for datasikkerhed, således de indsamlede data nyder beskyttelse mod tab, ændring eller misbrug.

Vores data er beskyttet bag firewall og af antivirus programmer. Disse systemer vil kunne opdage, rapportere, undersøge og dokumentere brud på sikkerheden.

Sker der er brud på sikkerheden, vil Datatilsynet blive underrettet indenfor 72 timer efter tidspunktet for konstateringen af brud på persondatasikkerheden. Desuden vil de registrerede personer uden unødig forsinkelse blive underrettet om bruddet.

8. Udøvelse af dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:

• Indsigtsret: Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler om dig samt til hvilket formål og med hvem, vi deler oplysningerne.
• Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig korrigeret eller suppleret.
• Sletning: I visse tilfælde har du ret til at kræve dine personoplysninger slettet.
• Begrænsning: I visse tilfælde har du ret til at få vores behandling af dine personoplysninger begrænset.
• Dataportabilitet: I visse tilfælde har du ret til at modtage de personoplysninger, du har afgivet til os, i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format samt at få det transmitteret til en anden dataansvarlig.
• Indsigelse: I visse tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Ønsker du at gøre brug af ovennævnte rettigheder, bedes du kontakte os på kundeservice@fribikeshop.dk.

Du har derudover til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved en skriftlig meddelelse til Fri Selskabet ApS på mail: kundeservice@fribikeshop.dk. En tilbagekaldelse berører ikke den brug af billeder og videooptagelser af dig, som allerede har fundet sted forud for din tilbagekaldelse. Ved tilbagekaldelse af dit samtykke vil billeder og videooptagelser af dig hurtigst muligt blive fjernet. På de digitale medier sker dette umiddelbart efter henvendelsen, mens allerede trykt og udsendt materiale ikke kan tilbagetrækkes. For så vidt angår trykt, men endnu ikke udsendt materiale, vil vi slette billeder og videooptagelser af dig, medmindre det vil medføre urimelige udgifter for Fri Selskabet ApS.

9. Cookies

Når du besøger fribikeshop.dk, indsamler vi oplysninger om dig via cookies. Flere af disse oplysningerne videregives til tredjepart. Læs mere i vores cookiepolitik.

10. Klageadgang

Du har mulighed for at klage over behandlingen af dine personoplysninger til Datatilsynet via følgende kontaktoplysninger:

Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

Læs mere om klageadgang på Datatilsynets hjemmeside her: www.datatilsynet.dk.

11. Ændringer til denne persondatapolitik

Fri Selskabet ApS vil opdatere og ændre denne persondatapolitik løbende, herunder når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer på databeskyttelsesområdet. Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret om eventuelle ændringer.